シャネル バッグ明日へのステップ
この場合、頭語・結論・あいさつ文は不要。
最後に「以上」だけ付ける。
案内や招待の文章で一番いけないのは、「招いてやる」といった感じ。
相手が来てくれて成功する。
「お願い」の気持ちで書く。
整理の都合で「本状封筒を……」という書き方もあるが、できれば文書にあて名を付け、「本状ご持参を」とするほうが望ましい。
日時と場所がよくわかるように書く。
駐車場の有無を忘れずに書く。
一週間、ないし二週間前までに届くように。
出欠を求めるには、返信への配慮（返信はがき同封、往復はがき使用）をする。
返信を求めるには、「折り返し」とせず「○月○日までに」とし、二週間以上はみる。
問い合わせの目的を、はっきり述べる。
ただ「知らせろ」だけでは、相手も困る。
先方が答えやすいように、要件を整理して出す。
それには箇条書きにするのがよい。
照会とはいっても、ただ「問う」だけでなく、場合によっては、新規取引のスタートを意味したり、新製品の交渉の第一歩であったりすることが多い。
誠意を込めて書く。
照会の内容によっては、抗議・詰問ととられやすい。
当方の間違いで別商品が送られてきたのかもしれない点を考慮する。
原則として返信料の封入はいらないが、当方の都合によるときは、入れたほうがよい。
「重要」注文状とは、商品の購入・仕入れを前提とした、一種の申込状である。
電話だけで済まされないのかとも思われるが、注文書を送ることによって、内容が確認され、保存され、トラブルを防ぐ。
これをビジネスの文書主義という。
要件には落ちがないよう、品名・等級・数量・価格・納期・受渡し場所と方法・諸掛りの負担・支払条件などを書く。
納期が重要とか、多量の注文とか、その他条件が特に重要な場合は、注文請け書（注文書と同一）を同封し、返信を求める。
急ぎの第一報は、電話かＦＡＸで。
部分的に断る場合には、承諾する部分との区別を明確にすることが大切である。
相手に期待をもたせる表現はしない。
できるだけ早く出す。
早ければ早いだけそれに代わる対策が立てられる。
断り状は、相手の要望に反する返信であるから、相手のプライドを傷つけない配慮が大切である。
断る理由を率直に書き、腹の底を見すかされるようなお上手を述べてはいけない。
率直に述べるとはいっても、理由は最も重要な点だけにしぼる。
督促状は別名催告状ともいわれ、二回目以降の請求状がこれに当たる。
請求状の段階から一歩進んで、相手に債務の履行をせまり、契約の実行を説くものである。
忍耐強く、厳しい内容もおだやかな表現で書く。
相手の感情をこわすのが目的ではない。
常に冷静さを失わない。
丁寧な表現ではあっても、あいまいな結着はあり得ないということをきちんと書く。
結着の方法は、具体的に書く。
丁寧な表現と、甘くみられるような表現とは違う。
証拠にもなるので、正確に書く。
要請や依頼の文書では、主題のポイントが後になることがある。
「お願い」の性格上やむを得ないものと思われる。
その点は件名を付けることでカバーする。
依頼や要請の要点は、明確にわかるようにする。
社交的言葉ばかりで内容がぼけてしまってはいけない。
発信前に「根回し」が必要で、文書はその仕上げをするぐらいのつもりで処理する。
必要に応じ、担当者の氏名と電話番号・ＦＡＸ番号を最下段に付ける。
内容は「お願い」でも、説得の文章で書く。
口先の文章では、相手は動かない。
わびることに弁解は要らない。
弁解するぐらいなら、陳謝状は書かなくてよい。
個問題点について改善の意思を示す。
できればその方法も述べたい。
具体的クレームには、具体的に答える。
ただ「ゴメンナサイ」というだけでは、誠意が伝わらない。
時間と場所のミスが、陳謝では最もむずかしいとされる。
金銭と違い、与えた損害の取り返しが困難だからである。
弱い者いじめの難題には、はっきりと立場を表明する。
これは弁解ではない。
指摘に対しては、お礼の言葉で締める。
筆者の友人に、セールスレターの名人がいる。
経営調査会社のＴ課長だが、彼はセールス訪問のあと、すぐ礼状を出す。
ここがポイントで、イメージが薄れないうちに相手の手に届く。
しかも、そのはがきには自転車に乗った本人の写真とワンポイントのデータが印刷してある。
セールス内容とは直接関係がないようでも、意外と役に立つデータなので、相手は捨てるわけにはいかない。
いきおいで顔と名前が覚えられる。
次の訪問に先立って、もう一筆書く。
いわば事前運動だが、これまたポイントデータが付いている。
つまり、一回の訪問で、次の訪問までに三回分の効果をあげている。
これをＴ氏は「三弾効果」と呼んでいる。
彼のセールスは、社内ではもちろん、同業者間でもトップであり、地元ではむしろ彼の名前を知らない人は少ない。
そこで、セールスレターのポイントは、「コンチハ、サイナラ」に終わらないよう、イメージの消えないうちに出す。
自分を思い出してもらえるような工夫をする。
写真でもよい。
話題でもよい。
電話番号と連絡方法を明示し、代行者名を付けておく。
ものほしげなセールス文句は不要。
相手に役に立つ資料を送る。
訪問の事前運動としても活用する。
閉商品よりも自分の信用を売る努力を。
書簡の形式としては、往復文書の形式によるものと、私信の形式によるものとがある。
その文書が権限のある者によって発せられたということを示す場合に、往復文書の形式を用いる。
これまで、対外文書であて名の敬称に用いられた「殿」は、今後「様」に統一される傾向にある。
押印の方法は、発信１名の氏名の最後の字に少しかかるようにして押す。
これは、氏名と印を一体にするとともに、改変を防ぐという意味もある。
往復文書の形式によって書簡を発信するときには、原則として公印、契印を用いるが私信の形式による場合の公印および契印の使用については、相手方または内容に応じて主務課の判断によって処理する。
件名は、最初の三字を空け、四字目から書く。
件名が二行にまたがるときには、末尾から三字を空けて行をかえる。
これは事務の能率化を第一に考えてのことであり、民間のビジネス文書で、件名を中央にとるのとは違いがある。
公用文の書簡では、特に儀礼的な場合を除き「拝啓・敬具」は用いないことが多いが、これは各自治体の規定にまかされる。
平易な話し言葉を用いるが、公用文の用字法にしたがう。
ビジネス文章の正しい表現の仕方と間違い集「文章は苦手だ」と言う人が多い。
文章アレルギーとでもいおうか、自分でそう思っているだけにすぎない。
現に、この人は会話では生き生きと話す。
その調子で書けばよい。
ただし、「話すとおりに」だけでは文章にはならない。
文章には文章の約束と作法がある。
これは、そんなにむずかしくはない。
「主語＋述語」の積み重ねが基本である。
「美文・達文＝よい文章」という時代は終わった。
わかりやすい説得力のある文章が書ければそれでよい。
何の心配もなしに歩いていて、ストンと落ち込むことがある。
大けがにつながるかもしれない。
そこに落とし穴が待ち構えていたからである。
ビジネス文章でも、落とし穴がたくさんある。
「しめ切りにならない前にお申込を」では、しめ切りの前を表す言葉が二重になっている。
同じような例で、「マスターキーの安全性は、カギ数に反比例して低下します」というのがあった。
いずれも否定の否定となり、意味が逆になってしまう。
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